超・箇条書き　「10倍速く、魅力的に」伝える技術

構造化

　外資系コンサルタントのプレゼン資料の最初のページには、何があるか。図やグラフではない。十中八九、それは箇条書きだ。なぜか？

　クライアントの多くは企業の経営者で忙しい。このため、要点をすぐ理解したい。だからコンサルタントは要点を、短く、そして魅力的に伝えなくてはならない。その手段が、箇条書きだ。

　箇条書きは、忙しい人や関心がない人にでも、伝わりやすい。そして伝わりやすいから、相手は動いてくれる。つまり箇条書きは、人を動かすための情報処理の技術なのだ。

　短く、魅力的に伝え、そして人を動かす箇条書き。本書では、それらを『超・箇条書き』と呼ぶ。

　では、普通の箇条書きと何が違うのか。

　普通の箇条書きは、伝えたいことを「羅列化」するだけ。『超・箇条書き』は羅列化の他に、3つの技術的要素が加わる。それは、「構造化」「物語化」「メッセージ化」である。

「全体像」をつくれば、一瞬で伝わる

　『超・箇条書き』の第1の要素は「構造化」だ。

　新入社員Aさんの例で考えよう。Aさんは、営業チームでの会議の内容を、上司に次のようにメールで報告した。

• • ・営業の人員が足りていない
  • ・手強い競合商品があるため苦戦している
  • ・コールセンターでの問い合わせ対応のトレーニングが間に合わない
  • ・営業部で期間限定のスタッフが増える
  • ・それ以外のことは、営業部が経営会議に報告して打ち手を仰ぐ

　1つ1つの文はわかりやすい。だが、全体として何が大切なことなのかが一瞬ではわからない。会議で何を議論して、何が決まったのか。5つの文があるが、それらすべてがポイントなのか…。

　パッと見ただけで全体像がよくわからないと、上司は読む気にならない。しかし、同じ内容でも次のような形でまとめたらどうだろう。ポイントが明確で、直感的にもわかりやすくないだろうか。

・3つの問題点が議論された

• • ・営業の人員が足りていない
  • ・手強い競合商品があるため苦戦している
  • ・コールセンターでの問い合わせ対応のトレーニングが間に合わない

・2つの対応が決まった

• • ・マーケティング部が営業部に期間限定でスタッフを貸し出す
  • ・それ以外のことは、営業部が経営会議に報告して打ち手を仰ぐ

　この2つの箇条書きの違いは、「構造化」の違いだ。構造化とは、相手が全体像を一瞬で理解できるようにすることである。