会社を変える会議の力

会議の「目的」を考える

　「うちの会社は会議ばかりで、本当に無駄」「こんなに頻繁に関係者で集まって報告する必要があるのだろうか」…。こんな声をよく聞く。

　会議は「組織におけるダメなものの象徴」になっていると言ってもいいくらいだ。

　では、何が原因で、ダメな会議になるのか。

　「本当の会議」の骨格がわかれば、どこに病巣があるかがわかる。

　まず、会議を考える上で前提としなくてはいけないのは、会議は「組織における問題解決の装置」であるということだ。

　次に考えるのが、会議の「目的」だ。会議は何かしらの問題解決のために開かれる。この何かしらの問題解決をするというのが会議の目的になる。

　続いて、会議の「議題」。会議の目的を達成するために議論するわけだが、議論がその目的に向かうよう、議論の論点を示す議題が必要になる。

　そして「資料」と「メンバー」。会議の目的の達成のために、論点について議論する上で必要だ。

　この、目的、議題、資料、メンバーが、問題を解決できるように一連でつながっているのが、本当の会議の骨格である。

　では、ダメな会議の病巣を、この会議の骨格に沿って考えていこう。まずは「目的」から。

「“ゼロベース”の会議」という誤り

　ある企業で、新規事業が必要との社長の判断から、新規事業のコンセプトを決める会議が開かれた。会議の開催者、経営企画部の課長Aさんは、大胆な結論を出せるように、「前提条件は一切決めずに“ゼロベース”で議論してもらいたい」と切り出し、会議のメンバーに議論を促した ―― 。